Project Management: July 2008

Friday, July 11, 2008

Manage Your Client

客人的Desire(慾望)是無限的，而作為Project Manager, 你的Resource(資源)是有限的。
公司是不會給你無限的時間及資源去完成工作。
所以，Project Manager 一定要學懂怎樣應付你的客人。

對於Project Manager, 資源不一定是錢，返而大部份時候資源就是等於Time (時間)及 Human Resource (人力)。當客人跟你說 “不如這裏加一點什麼什麼啦，這裏又改成這樣這樣啦” ，無錯，這樣的改動是會令項目的Product (制成品) 變得更好，但需要明白的是，任何的Structural Change (結構性改動) 或 Change of Scope (工作範圍的改動)，我們一本都會說後者，都會令整個項目的成本改變。所以，客人要改什麼要加什麼就等於不停的在花你的錢，增加你的成本。

客人就是客人，Project Manager 其中一個責任是要令客人滿意，但對於多加的要求，就要懂得應附。我的經應說，如果客人有新的要求，而你第一時間說不，就會令客人感到難受。通常客人都會這樣的想， “我們是付錢給你把事情做好的！我說這樣，就是這樣。”

那Project Manger 應該怎辦呢？

其實很簡單，你只需跟客人說出種種改動後的後果，讓他自己作出選擇。
例如，一早安排好的Schedule （工作時間表）會有變動，大多數都是Delay （延期），而且要重新安排過Resource(人手）, 那就不能在預定的日期交貨。而且因成本增加了，Project Manager需要通知Sales (銷售)的同事聯絡 Project Sponsor(項目資助人),讓他也一同決定是否應作出這樣的改動。

當你的客人聽到這些後果後，就應該會想清楚要怎樣做啦。

祝大家好運！

Monday, July 7, 2008

Activity Sequencing

Activity Sequencing的目的是把不同的工作的先後次序排好。

在Project Management(項目管理) 內，每一個Work或Task都會有Predecessor(上一個工作)和Successor(下一個工作)。當中有些是可以同步進行，但有些是不能夠同步的，而且少了一個步驟都不行。所以在項目Kick-Off(開始)前，事必要跟Project Team的同事詳細分析每項工作的計劃是怎樣實施，以免日後做起來才發現原本的計劃用不著，以至方寸大亂。

以下是本人親身經歷。

在項目Kick-Off 前，依照以往的項目做好了一個Project Plan，大家都以為這個項目很簡單，跟之前一樣地做，就應該沒有問題。可是到真正要落手落腳做的時候，才發現有很多問題，而且花了很多時間也做不好。其實就是做少了一個步驟，令到大家不停在原地打轉。所以本人在Kick-Off 以後的項目前，都會加以研究一下，Project Plan是否可行。這也算是Risk Management(風險管理)一種。